Caso de estudio: Reuniones virtuales: Gerencia inteligente

En vez de tomar ese avión de las 6:30 A.M. para efectuar una ronda de reuniones en Dallas, ¿no sería estupendo si pudiera asistir a esos eventos sin dejar su escritorio? Hoy en día es posible, gracias a las tecnologías para videoconferencias y para sostener reuniones en línea a través de Web. Un informe en junio de 2008 emitido por la Iniciativa mundial para sostenibilidad electrónica y el Grupo del clima estimó que sería posible reemplazar hasta un 20 por ciento de los viajes de negocios por la tecnología de reuniones virtuales.

Una videoconferencia permite a los individuos en dos o más ubicaciones comunicarse de manera simultánea por medio de transmisiones de audio y video de dos vías. La característica imprescindible de las videoconferencias es la compresión digital de los flujos de audio y video mediante un dispositivo conocido como códec. Después, esos flujos se dividen en paquetes y se transmiten a través de una red o de Internet. Hasta hace poco, la tecnología estaba inundada de un mal desempeño de audio y video, y su costo era demasiado alto para la mayoría de las corporaciones, excepto las más grandes y poderosas. Muchas empresas consideraban a las videoconferen-cias como un mal sustituto para las reuniones cara a cara.

Sin embargo, las grandes mejoras en las video-conferencias y las tecnologías asociadas han renovado el interés en esta forma de trabajo. Ahora las videoconferencias están creciendo a una tasa anual del 30 por ciento. Los defensores de la tecnología afirman que hace algo más que tan sólo reducir los costos. Permite “mejores” reuniones también: es más fácil reunirse con los socios, proveedores, subsidiarias y colegas desde la oficina o en cualquier parte del mundo con más frecuencia, lo que en muchos casos no se podría realizar de manera razonable por medio de los viajes. También podemos reunirnos con contactos que no sería posible reunir sin la tecnología de las videoconferencias.

Por ejemplo, Rip Curl, un productor de equipo de surfing en Costa Mesa, California, utiliza las videoconferencias para ayudar a sus diseñadores, comercializadores y fabricantes a colaborar en nuevos productos. La empresa de reclutamiento de ejecuti-vos Korn/Ferry International usa las citas en video para entrevistar a los candidatos potenciales antes de presentarlos a los clientes.

Los sistemas de videoconferencias de vanguardia en la actualidad muestran imágenes finas de TV en alta definición. La tecnología de videoconferencias más avanzada se conoce como telepresencia, la cual se esfuerza por hacer a los usuarios sentirse como si en realidad estuvieran presentes en una ubicación distinta al lugar en que se encuentran. Usted se puede sentar a una mesa frente a una gran pantalla que muestre a alguien con una apariencia y tamaño muy reales, pero que tal vez se encuentre en Bruselas o Hong Kong. Sólo faltan el saludo de mano y el intercambio de tarjetas de negocios. Los productos de telepresencia proveen las videoconferencias de mayor calidad disponibles en el mercado a la fecha. Cisco Systems ha instalado sistemas de telepresencia en más de 500 organizaciones en todo el mundo. Los precios de los salones de telepresencia totalmente equipados pueden llegar hasta los $500 000.

Las compañías que pueden costear esta tecnología reportan grandes ahorros. Por ejemplo, la firma Accenture de consultoría sobre tecnología reporta que eliminó los gastos de 240 viajes internacionales y 120 vuelos nacionales en un solo mes. La habilidad de llegar a los clientes y socios también aumenta en forma dramática. Otros viajeros de negocios reportan aumentos de hasta 10 veces el número de clientes y socios que pueden contactar por una fracción del precio anterior por persona. MetLife, que instaló el sistema Cisco Telepresence en tres salones dedicados de conferencias en Chicago, Nueva York y Nueva Jersey, afirma que la tecnología no sólo ahorró tiempo y gastos, sino que también ayudó a la compañía a cumplir con sus objetivos ambientales “verdes” de reducir las emisiones de carbono en un 20 por ciento en 2010.

Por tradición, los productos de videoconferencias no han sido viables para las pequeñas empresas, pero una compañía llamada LifeSize introdujo una línea asequible de productos con precios de hasta $5 000. En general, el producto es fácil de usar y permitirá a muchas compañías más pequeñas utilizar un producto de videoconferencias de alta calidad.

Incluso existen algunas opciones gratuitas basadas en Internet, como las videoconferencias de Skype y ooVoo. Estos productos son de una menor calidad que los tradicionales de videoconferencias, además de que son propietarios, lo cual significa que sólo se pueden comunicar con otros que utilicen ese mismo sistema. La mayoría de los artículos de videoconferencias y telepresencia son capaces de interactuar con muchos otros dispositivos. Los sistemas más sofisticados incluyen herramientas tales como conferencias multipartitas, correo de video con almacenamiento ilimitado, cero cuotas de larga distancia y un historial detallado de llamadas.

Las empresas de todos tamaños encuentran que las herramientas para reuniones en línea basadas en Web, como WebEx, Microsoft Office Live Meeting y Adobe Acrobat Connect son en especial útiles para sesiones de capacitación y presentaciones de ventas. Estos productos permiten a los participantes compartir documentos y presentaciones junto con conferencias de audio y video en vivo por medio de una cámara Web. Cornerstore Information Systems, una compañía de software de negocios de Bloomington, Indiana, con 60 empleados, recortó sus costos de viajes en un 60 por ciento y el tiempo promedio para cerrar una nueva venta por un 30 por ciento, al realizar muchas demostraciones de productos en línea.

Antes de establecer un sistema de videoconferencias o telepresencia, es importante que una compañía esté segura de que en realidad necesita la tecnología para asegurar que será una empresa rentable. Las compañías deben determinar cómo realizan sus empleados las reuniones, cómo se comunican y con qué tecnologías, cuánto viajan y las capacidades de su red. Aún existen muchos casos en que es más conveniente la interacción cara a cara, y a menudo es esencial viajar y reunirse con un cliente para cultivar clientes y cerrar ventas.

Se espera que las videoconferencias tengan también un impacto variado en el mundo de negocios. Más empleados podrán trabajar cerca de su hogar y balancear su trabajo con sus vidas personales con más eficiencia; los entornos tradicionales de despacho y las oficinas corporativas tal vez se reduzcan o desaparezcan; y los independientes (freelancers), contratistas y trabajadores de otros países se convertirán en una porción más grande de la economía global.

Una empresa de consultoría predijo que las conferencias de video y web provocaran la extinción de los viajes de negocios. ¿Esta usted de acuerdo? ¿Por qué si o por que no?

No estoy de acuerdo, a pesar de que las video conferencias pueden ser muy útiles y reducirán los viajes de una forma significativa, estas no sustituirán por completo las reuniones cara a cara, ya que, existen situaciones y reuniones que exigente la presencia física.

¿Cuál es la diferencia entre videoconferencia y telepresencia?

Una videoconferencia permite a los individuos en dos o mas ubicaciones comunicarse de manera simultanea por medio de transmisiones de audio y video de dos vías. Es lo compresión digital de los flujos de audio y video mediante un dispositivo llamado Codec. 

La tecnología de videoconferencia mas avanzada se conoce como telepresencia, la cual se esfuerza por hacer a los usuarios sentirse como si estuvieran presentes en una ubicación distinta al lugar en que se encuentran, muestran apariencia y tamaños muy reales. 

¿En que formas provee la video conferencia valor a una empresa? ¿Lo considera usted como gestión inteligente? Explique su respuesta.

Las videoconferencias dan valor a una empresa, pues al implementar las videoconferencias se da por entendida que se trata de una empresa grande con un amplio mercado a nivel mundial.

Si las considero como una gestión inteligente, dependiendo de la empresa en la que se decida utilizarlas, pues en empresas grandes que negocian con otras empresas al otro lado del mundo claro que son de mucha ayuda y benefician al reducir los costos de los viajs tan frecuentes, sin embargo, si son utilizados en una empresa pequeña tal vez lo invertido en estas tecnologías no lo puedan recuperar, pues estas no se le aprovechara a su máxima capacidad, provocándose perdidas.

Si estuviera a cargo de un pequeño negocio, ¿Optaría por implementar las videoconferencias? ¿Qué factores consideraría en su decisión? 

Considero que un factor que influye en lo primordial es el tamaño del mercado con el que se comercializa la pequeña empresa, por que si mi pequeño negocio solo comercializa en la misma cuidad o en distancias cortas y no creo que me llegaran a ahorrar tantos gastos para poder recuperar lo invertido.

Explore el sitio web de webex y responda:

Mencione y describa sus herramientas para empresas pequeñas, medianas y grandes. ¿Qué tan útil es Webex? ¿Cómo puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero?

Webex es un servicio tecnológico de videoconferencias a raves de tu dispositivo móvil.

Creo que este servicio si pudiera ahorrar mucho tiempo y dinero a empresas grandes, pues hace que sus empleados estén disponibles a todas horas y en cualquier lugar, sin la necesidad de esperar a que llegue a la oficina, las hace alcanzables en cualquier momento. 

Compare las herramientas de video de Webex con las herramientas de videoconferencias que se describen en este caso.

Considero que Webex es mas informal que las videoconferencias, pues Webex es usado en teléfonos móviles lo que creo que puede hacer que este en desventaja, tu teléfono puede quedarse sin baterías, tu señal puede fallar, entre otras cosas.

Las videoconferencias se llevan a cabo para prepararse para una conferencia prepararse a una conferencia web en contraste. 

Describa los pasos que llevaría a cabo para prepararse para una conferencia web, en contraste a una cara a cara.

Para una conferencia cara a cara, prepararía diapositivas que me asistan con la información, mas tendría que memorizar la información por completo para no leer frente a los demás participantes de la reunión.

Para una reunión Web, me aseguraría de dominar el tema a tratar, mas prepararía una especie de telepronter para colocarlo sobre la cama, para que me asista con la información a tratar.